DOCUMENTI

                                    

Selezionando la voce “Elenco Documenti” dall'icona “Documenti” della Home Page, si accede alla seguente pagina:

Nella seguente schermata sono presentati tutti i documenti creati dall'azienda ad esclusione delle fatture differite.

L'interfaccia presenta tre sezioni:

1. Sezione di filtro (riquadro verde)

2. Sezione pulsanti (riquadro blu)

3. Sezione di elenco (riquadro rosso)

Nella sezione di filtro è possibile filtrare la lista dei documenti creati secondo sei criteri:

           • Numero del documento

           • Cliente

           • Cliente Privato

           • Stato del documento

           • Classe documentale

           • Data inizio

           • Data fine

La sezione pulsanti mostra le seguenti voci:

1. Nuovo documento automatico (vedi paragrafo "Crea documento automatico")

2. Nuovo documento (vedi paragrafo "Crea nuovo documento")

3. Reset filtro: pulisce i dati inseriti nella sezione di filtro

4. Stampa di controllo (vedi paragrafo "Stampa di controllo")

5. Stampa definitiva (vedi paragrafo "Stampa definitiva")

La sezione di elenco visualizza l'elenco dei documenti presenti a sistema. L'intestazione dell'elenco dei documenti è la seguente:

e presenta le colonne:

• Crea documento / data (vedi paragrafo "Creazione documento da uno o più documenti selezionati in griglia")

• Emissione: visualizza la data di emissione del documento. È possibile ordinare, tramite il pulsante  , per data crescente o decrescente la lista dei documenti

• Numero: visualizza il progressivo del documento. È possibile ordinare, tramite il pulsante , per progressivo crescente o decrescente la lista dei documenti

• Classe: visualizza la classe documentale del documento. È possibile ordinare,tramite il pulsante , per tipologia di documento crescente o decrescente

• Cliente: visualizza il cliente a cui è stato intestato il documento. È possibile ordinare, tramite il pulsante , per nome del cliente crescente o decrescente

• Imponibile, IVA, Totale: visualizza i dati del documento.

• Stato: visualizza lo stato del documento (Fatturato, Stampato, Evaso, Da evadere, Inserito, Confermato, Pagata, Emessa Fattura). È possibile ordinare, tramite il pulsante , per stato crescente o decrescente

Gli ordinamenti presenti sulle colonne di intestazione si attivano con un click sul bottone  o sul nome della colonna (per esempio "Emissione"). Con un click si ordina in modalità crescente . Con un click si ordina in modalità decrescente  . Per togliere il filtro sulla colonna, click sul nome della colonna (per esempio "Emissione").

Creazione documento da uno o più documenti selezionati in griglia

Dall'elenco di documenti si selezionano uno o più documenti relativi allo stesso cliente mettendo la spunta a sinistra del documento (vedi spunta nel quadrato verde), si inserisce una data nella cella contornata di rosso e si clicca sul pulsante "Crea Documento" (circondato di blu). Si apre una finestra di selezione tipologia documento:

Indicare la classe del nuovo documento in cui andranno i documenti selezionati.

Per ogni classe documentale di partenza verranno visualizzate le possibili classi documentali di arrivo.
Non è possibile selezionare documenti di clienti diversi, apparirà il seguente messaggio d'errore:
 

                                        

Non è possibile selezionare più documenti con tipologie che non possono essere accorpate (per esempio non è possibile selezionare un documento di trasporto e un offerta a cliente) , apparirà il seguente messaggio d'errore:
                      

                                        

Per alcune tipologie di documenti viene mostrato un avvertimento sulla data, sta all'utente confermare (anche se la conferma prevede una sanzione) o cambiare la data nell'apposita cella (per esempio non è possibile effettuare una fatturazione di un documento di trasporto nel mese successivo alla data del documento). Apparirà il seguente messaggio di avvertimento:

                                         

Crea nuovo documento

Cliccando il pulsante Nuovo Documento si accede alla schermata per la creazione di un nuovo documento:

Si seleziona il tipo di documento scegliendolo dall'elenco

Alcune classi documento presentano più tipologie:

1. Ordine: Ordine da cliente, Fattura Proforma

2. DDT: Documento di Trasporto (Trasferimento), Documento di Trasporto (Vendita), documento di Trasporto (Reso a fornitore), Documento di Trasporto

3. Corrispettivo: Dettagliato o Riepilogativo

Nel caso di DDT, in base alla scelta della tipologia viene valorizzata la causale del documento e, se si sceglie la tipologia senza causale (solo per la classe documentale DDT), si può indicare una causale a piacere in fase di compilazione del documento.

Compare la seguente videata:

nel campo Stato viene proposto di default il valore “Inserito”, dopodiché si inseriscono i dati riguardanti il cliente. Se i dati riferiti a Banca, Pagamento, Listino etc., sono già presenti nell'anagrafica del cliente, verranno proposti in automatico. È possibile inserire una destinazione diversa dalla destinazione di default del cliente.

Crea documento automatico

Cliccando sul pulsante "Nuovo documento automatico" compare la seguente interfaccia:

Per configurare un nuovo documento automatico è necessario indicare il cliente, la classe documentale di arrivo, la tipologia di pagamento e la data e cliccare su CERCA, apparirà la seguente interfaccia:

qui appariranno tutte le righe dei documenti di partenza che verranno portate sul documento di arrivo selezionato in precedenza.

Ad esempio scegliamo di creare una fattura accompagnatoria di un determinato cliente in data 06/09/2017 e clicchiamo su CERCA. Sulla videata successiva vediamo le righe degli ordini del cliente selezionato.

A questo punto, selezionando le righe cliccando sulla spunta a sinistra (circondata di verde), nel campo “quantità da utilizzare” si dovrà inserire la quantità da prelevare, la colonna “residuo” mostra invece la quantità disponibile da prelevare:

in questo caso abbiamo prelevato tutta la quantità della prima riga e una parte della seconda. Possiamo portare sul nuovo documento anche le note in modo tale da tener traccia del percorso del documento.

Arrivati a questo punto si clicca su CREA DOCUMENTO e il nuovo documento viene creato.

Quindi indicando la tipologia del documento di arrivo si crea il nuovo documento selezionando le righe del/dei documento/i di partenza (per esempio: se scelgo come documento di arrivo una fattura accompagnatoria mi farà selezionare le quantità delle righe degli ordini ).

Con questa funzionalità si possono creare tutte le tipologie di documenti tranne la fattura differita.

Stampa di controllo

Cliccando sul bottone "STAMPA DI CONTROLLO" viene effettuata una stampa di controllo dell'elenco documenti. Viene generato un documento PDF unico che riporta i documenti stampati nel loro formato.

Stampa definitiva

Cliccando sul bottone "STAMPA DEFINITIVA" viene effettuata una stampa in definitiva dell'elenco documenti. Viene generato un documento PDF unico che riporta i documenti stampati nel loro formato.

Operazioni che avvengono effettuando la stampa in definitiva:

• se il documento non ha il numero progressivo, gli viene assegnato

• se il documento è in stato inserito passa in stato stampato ,

• se il documento prevede la creazione dello scadenziario, viene creato lo scadenziario.

• Se l’azienda gestisce la fatturazione elettronica con Digital Invoice il documento verrà importato nella gestione flussi di DI.

N.B. Per le stampe in massa di controllo e definitiva si consiglia di effettuare dei filtri prima di effettuare la stampa in quanto il sistema potrebbe metterci parecchio tempo per generare un unico PDF.

Cliente privato

In fase di creazione di un documento DDT o Ricevuta Fiscale, è possibile intestare il documento ad un cliente privato non presente in anagrafica. Sulla testata del documento, in alto a destra, viene mostrata la spunta  . Se cliccata, il campo cliente con la destinazione non sarà più visibile e verranno mostrati altri due campi: nominativo del cliente privato e indirizzo del cliente privato. I DDT che presentano il cliente privato non potranno essere fatturati.

Righe Documento

A partire da sinistra nella prima parte della riga si trovano i seguenti campi:

1. Tipo riga: può assumere tre valori :

      a) ART riga articolo (valore di default )

      b) Nota Note aggiuntive

      c) Descr.Libera Articolo fuori magazzino

2. Articolo / Descrizione

3. Lotto / Partita (non visualizzato se il documento è di tipo ordine o offerta)

4. Data consegna (visualizzato se il documento è di tipo ordine)

5. Colli

6. Quantità (l'unità di misura viene presa direttamente dall'articolo e visualizzata nella label)

7. Prezzo

8. Sconto

Nella seconda riga, sempre a partire da sinistra troviamo:

1. Tipo vendita: può assumere tre valori (VENDITA, OMAGGIO, SCONTO MERCE)

2. Giacenza articolo

3. Giacenza lotto

4. Importo sconto

5. Imponibile

6. % Iva

7. Totale

8. Pulsanti di aggiunta ed eliminazione

Se la tipologia della riga è ART bisogna indicare il codice articolo, il quale può essere digitato manualmente, ricercato cliccando il pulsante lente o può essere creato digitando sul pulsante . Bisogna inserire nei campi successivi tutti i valori richiesti (colli, quantità, prezzo, sconto e lotto). Per il campo Lotto può essere effettuata la ricerca e la creazione di un nuovo codice con i relativi pulsanti.

Se la tipologia della riga è DESCR LIBERA, allora nel campo Articolo/Descrizione si indicherà la descrizione dell'articolo e dovrà essere indicata l'iva dell'articolo (ammesso che non sia compilato il campo di default dell'iva sull'azienda, in quel caso l'iva verrà riportato automaticamente).

È possibile aggiungere nuove righe articolo digitando il pulsante  in fondo alla riga.

L’applicazione permettere l’inserimento di una nuova riga articolo solamente se le righe precedenti sono state compilate completamente.

Se la tipologia vendita della riga è SPESE, nel campo Articolo/Descrizione si potrà inserire un articolo di tipo spesa.

Sulla riga si può impostare lo stato manualmente andandolo a selezionare nell'apposita cella presente sulla seconda parte della riga. Lo stato della riga si può aggiornare solo se lo stato del documento glielo permette. Ad esempio se il documento è in stato EVASO, la riga non può assumere valori diversi da EVASO.

Trasporto

Si definisco i dati riguardanti al trasporto.

Ritenute

                 

Vengono riportati i dati relativi alle ritenute.

Totali

La schermata presenta i totali del documento. Inoltre presenta i campi Riferimento e Annotazioni che, se compilati, verranno riportati sulla stampa del documento.

Dalla schermata totali è possibile inserire la percentuale di sconto totale oppure l'importo di sconto totale da applicare al documento.

Condivisione

Attraverso questa schermata si può monitorare il processo di invio della fattura in formato xml verso la piattaforma Digital Invoice per la gestione della fattura elettronica. Vengono riportate le seguenti informazioni:

• Stato Invio: restituisce lo stato della fattura da inviare allo SDI con la piattaforma DI

• ID Trasmissione: restituisce l’identificativo del flusso su DI

• Messaggio Trasmissione: restituisce il tipo di errore in caso di stato invio diverso da valido

• File: nome del file xml

Nel corpo viene visualizzato il contenuto del file xml

Salvataggio e stampa del documento

Completato il documento possiamo:

• Salvare il documento cliccando sul pulsante “Salva”

• Stampare il documento in fase di controllo cliccando il pulsante “Stampa (Controllo)”

• Stampare il documento in definitiva cliccando il pulsante “Stampa (Definitiva)”. La stampa definitiva modificherà lo stato del documento . Se l’azienda gestisce la fatturazione elettronica con Digital Invoice il documento verrà importato nella gestione flussi di DI in formato XML Compliant 1.2.

• Esci: per uscire dal documento

Il documento può presentare diversi pulsanti a seconda del suo stato:

1. Salva: presente quando il documento è in stato inserito, stampato e evaso in acconto

2. Stampa di controllo: presente quando il documento è in stato inserito

3. Stampa in definitiva: presente quando il documento è in stato inserito

4. Riapri: presente quando il documento è in stato stampato e confermato

5. Ristampa: presente quando il documento è in stato stampato, confermato, evaso a saldo, evaso in acconto, pagata in saldo, pagata in acconto

6. Elimina: presente quando il documento è in stato inserito, stampato e confermato

7. Richiedi Cancellazione: presente quando il documento è già su DI, cancella il flusso su DI e cancella il documento su EWM

8. Richiedi Riapertura: presente quando il documento è già su DI, cancella il flusso su DI e riporta il documento in stato inserito su EWM .

Cancellazione di un documento

Dal menù Documenti -> Elenco Documenti si accede alla pagina contenente l'elenco dei documenti. La cancellazione di un documento può avvenire in due modalità:

1. Cliccando sull'icona del cestino in fondo a destra (possibile solo se il documento è in determinati stati)

2. Cliccando sull'icona della matita in fondo a destra ritrovandosi sull'interfaccia di dettaglio del documento e cliccando sul tasto ELIMINA in rosso in basso a destra (ammesso che lo stato del documento lo permetta. Per esempio se il documento è in stato evaso non è possibile cancellarlo)

Creazione Fatturazione Differita

Dal menù Documenti -> Elenco Documenti, attivando i filtri con il relativo pulsante in alto a destra , si può filtrare su classe documentale “DDT di vendita” e su stato “Stampato”, così si potranno visualizzare solo i documenti fatturabili . Si selezionano uno o più documenti da fatturare e si digita sul pulsante “Crea Documento”, se i documenti selezionati sono consoni si aprirà l’interfaccia di selezione del nuovo documento in cui andranno i documenti selezionati e di default viene proposta la classe "fattura differita". Dando l'OK viene generata la fattura differita per ogni cliente e, i ddt che rispettano le regole di accorpamento dei documenti, verranno riepilogati in un'unica fattura.

Se viene selezionato un documento che non ha una data consona alla data di generazione inserita il sistema presenterà il seguente avvertimento (è l'utente che decide se continuare oppure no):

                                    

Gestione Fatturazione Differita

Dal menù Documenti, selezionando la voce Gestione Fatturazione Differita si accede alla seguente pagina:

L'interfaccia presenta l'elenco delle fatture differite.

Tramite il pulsante  è possibile visualizzare le righe documento per maggiore controllo.
Tramite il pulsante  è possibile andare in visualizzazione del dettaglio di tutto il documento.

È possibile cancellare anche il documento cliccando il pulsante se lo stato del documento lo permette.

Tutte le fatture differite generate dall’apposita funzione, finiscono in questo archivio in stato “Inserito”. Per stamparle in definitivo bisogna entrare in modifica del documento attraverso il pulsante “Matita” e utilizzare l’apposito pulsante “Stampa Definitiva”. La fattura passerà nello stato “Stampato” e verrà inviata automaticamente alla piattaforma Digital Invoice (se il modulo è stato acquistato dall’azienda). Nella colonna a fianco “Stato Invio” comparirà lo stato del file xml ricevuto da DI.

Nel caso in cui una o più fatture presentino uno scadenziario non valido, all'apertura dell'interfaccia verrà mostrata una finestra con l'elenco delle fatture con scadenziario non valido:

 

Per correggere il problema è necessario controllare lo scadenziario e, di conseguenza, correggere la gestione rate relative al pagamento.

Portafoglio Ordini

Dal menù Documenti -> Portafoglio Ordini si accede alla seguente interfaccia:

Essa permette di stampare i documenti di tipologia ORDINE.

L'interfaccia prevede tre sezioni:

1. Sezione di filtro (riquadro verde)

2. Sezione pulsanti (riquadro blu)

3. Sezione elenco documenti (riquadro rosso)

Gli ordini possono essere filtrati per:

• Cliente

• Articolo

• Stato riga

• Da / a data emissione documento

• Da / a data consegna

Nella sezione di filtro sono presenti i seguenti pulsanti:

1. Cerca: al click aggiorna la griglia sottostante con l'elenco degli ordini filtrati per i filtri inseriti

2. Reset filtro: pulisce i campi di filtro

3. Stampa: genera un documento PDF con l'elenco degli ordini filtrati per i filtri inseriti

N.B. se si hanno molti ordini è consigliabile filtrare i dati prima di generare il documento PDF in quanto l'operazione potrebbe metterci parecchio tempo.

La sezione di elenco visualizza gli ordini. Essa viene caricata/aggiornata se si clicca il pulsante CERCA.