FATTURA ELETTRONICA - La Check list per monitorare le attività dei Clienti dello Studio

Premessa

Il flusso di fatturazione elettronica è da mesi al centro dell’attenzione e, com'è naturale che sia, tutti gli occhi si sono puntati, dapprima, sulla fase attiva. Prioritario è risultato l’obiettivo dell’essere in grado di fatturare, sia per il rispetto degli obblighi di legge, che per evitare antipatiche discussioni con i clienti.

Poi ci si è iniziati ad interrogare sul come ricevere le fatture passive, se con canale informatico oppure via PEC, con relative conseguenze sull'eventuale registrazione dell’indirizzo preferenziale di recapito e generazione del QRCode.

Infine, vi è la questione che forse, ad oggi, non è ancora stata sufficientemente approfondita, ovvero come effettuare il necessario scambio di dati tra clienti e studio, perché dalle scelte effettuate da ciascun contribuente discende una diversa gestione nei rapporti con il consulente, laddove la contabilità sia tenuta internamente dallo studio.

Ed ancora, si pone la questione della conservazione digitale dei files XML, che tendenzialmente può anche essere affrontata più avanti, posto che la conservazione dev'essere effettuata entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi dell’anno oggetto della conservazione stessa, e che tuttavia è bene affrontare subito. Infatti, laddove si scelga il servizio gratuito dell’Agenzia delle entrate, è necessario sottoscrivere l’accordo quanto prima, poiché solo da tale giorno la conservazione avverrà automaticamente, con la conseguenza che tutto ciò che è transitato prima dell’adesione dovrà essere inviato in conservazione manualmente (fattura per fattura!). Anche nel caso in cui si preferisca scegliere un servizio di conservazione “commerciale”, ovvero offerto da uno dei soggetti autorizzati a vendere tale servizio, è bene pensarci sin da subito, perché le politiche adottate possono anche influenzare il canale prescelto per l’invio e la ricezione delle fatture, visto che spesso i servizi sono venduti insieme.

L’ottica del consulente, insomma, dovrebbe essere ben più ampia di quella dei propri assistiti, ed è opportuno avere un quadro completo della struttura di tutti i clienti in gestione, anche per potere essere d’aiuto in caso di necessità.

Si propongono a seguire una serie di domande cui sarebbe bene fornire risposta, da qui alla fine dell’anno.

Accesso alla piattaforma Fatture e Corrispettivi

Avere accesso alla piattaforma Fatture e Corrispettivi resta, indipendentemente dal canale di ricezione o trasmissione prescelto, fondamentale, sia per potere gestire l’eventuale archiviazione delle fatture (laddove si scelga di operare con il servizio gratuito dell’Agenzia delle entrate), ma soprattutto per potere prendere visione (e dunque ricevere, ai sensi fiscali) delle fatture passive che eventualmente cadranno nella fattispecie del “mancato recapito” a seguito di un disservizio del canale prescelto per la ricezione.

Ciò potrebbe accadere in caso di richiesta di ricezione su un indirizzo PEC non funzionante o “pieno”.

L’accesso, ricordiamo, può essere effettuato direttamente dal contribuente, purché questi sia in possesso delle credenziali Fisconline, oppure disponga di SPID o Carta CNS, e/o avvenire da parte dell’intermediario abilitato cui sia stata fornita apposita delega, successivamente validamente trasmessa all’Agenzia delle entrate e dunque attivata, utilizzando la trasmissione massiva o puntuale, oppure la comunicazione via PEC (vedasi provvedimento Direttore Agenzia delle entrate 5 novembre 2018, già oggetto di numerosi interventi precedenti).

Il fatto, poi, che il contribuente disponga di proprie credenziali non sempre comporta la capacità da parte dello stesso di sapersi “muovere” in piattaforma, rendendo di fatto indispensabile il supporto del professionista, ed anche di questo è bene avere consapevolezza.

Volendo esporre le variabili in forma tabellare, si può immaginare una prima serie di domande, come segue:

Strumenti di fatturazione attiva

La seconda questione che è opportuno che lo studio di consulenza abbia sotto controllo è la modalità prescelta da ciascun assistito per l’emissione di e-fatture, tenendo anche in considerazione quali conseguenze ha la scelta effettuata dal cliente per quanto riguarda l’eventuale importazione dei dati nel gestionale in uso allo studio.

Schematicamente:

È appena il caso di rimarcare che la scelta “stampa cartacea” viene prevista perché non sarà del tutto semplice abituare l’utenza all'assenza della carta; tuttavia si tratta della soluzione meno auspicabile, sia perché comporterebbe spreco di tempo e di risorse, sia perché occorre ancora comprendere appieno come rispettare la richiesta “perfetta corrispondenza” tra documento XML e documento registrato.

Ricezione delle fatture passive

Altro aspetto di grande importanza è la scelta effettuata da ciascun cliente di studio in merito alle modalità di ricezione delle fatture elettroniche, che impattano anche nella successiva fase di passaggio dei dati per la contabilizzazione.

Schematicamente:

Passaggio dati fatture passive dal contribuente al consulente

Le modalità di ricezione prescelte influenzano il successivo passaggio dei dati dal contribuente al consulente.

Infatti, nel caso in cui il cliente di studio adotti il medesimo canale informatico in uso al professionista, ogni piattaforma software ha genericamente inclusa la possibilità di prelevare i dati per l’importazione nei gestionali dello studio professionale.

Laddove, invece, il cliente di studio utilizzi un canale informatico diverso da quello in uso allo studio, non è detto che questo passaggio dati sia effettuabile in automatico. Certamente non sarà possibile effettuarlo, se il cliente utilizza la PEC per ricevere il flusso passivo.

In sostanza, tutte le volte che cliente e professionista non utilizzano il medesimo software si rende necessario potere avere, da parte dello studio, disponibilità dei files XML ricevuti dal cliente relativi alle fatture passive, e comunque disporre di un’interfaccia che ne consenta poi la trasposizione nei gestionali interni.

Quanto all'opzione della stampa cartacea, valgono, rafforzate, le considerazioni già espresse in precedenza, anche alla luce del fatto che si moltiplicherebbero le possibilità di erroneamente contabilizzare due volte il medesimo documento, o di saltarne.

Conservazione digitale

Ai fini di un corretto supporto a tutto tondo al cliente di studio, è indispensabile preoccuparsi anche delle scelte da questi operate in merito alla questione della conservazione digitale dei files XML.

Ricordiamo che, da questo punto di vista, è possibile aderire al servizio di conservazione digitale offerto gratuitamente dall'Agenzia delle entrate, ma in tale caso occorre sottoscrivere l’apposito contratto di servizio, operazione che può essere effettuata solo via web dal contribuente dotato di credenziali di accesso alla piattaforma Fatture e Corrispettivi, oppure da un intermediario da questi delegato al servizio “Fatturazione elettronica e conservazione delle fatture elettroniche”.

Inoltre, è anche possibile attivare più servizi di conservazione (ad esempio, quello dell’Agenzia e un altro, fornito da una società privata autorizzata).

Anche in questo caso, quindi, le opzioni in gioco sono diverse, ed è opportuno monitorare la situazione di ciascun cliente di studio.